Checklist voor Wwft cliëntenonderzoek voor personen. Wanneer voldoe ik aan de Wwft?
Wordt een persoon klant bij je, dan ben je verplicht om vooraf een Wwft-cliëntenonderzoek uit te voeren. Voer onderstaande 6 stappen van de checklist af en voldoe aan het Wwft-cliëntenonderzoek:
Checklist voor Wwft-cliëntenonderzoek personen
| Stappen | Gedaan? | |
| 1 | Identificeer en verifieer personen | |
| 2 | Optioneel: bepaal herkomst vermogen | |
| 3 | Haal documenten op en stel vragen | |
| 4 | Bepaal en beoordeel risico’s en stel risk level vast | |
| 5 | Leg alle stappen vast in een dossier | |
| 6 | Houd het dossier actueel |
6 vinkjes? Gefeliciteerd, je hebt het Wwft-cliëntenonderzoek afgerond.
Wat moet ik voor iedere stap van de Wwft-checklist doen?
1. Identificeer en verifieer persoon
De Wwft stelt dat je verifieert of de persoon ook daadwerkelijk diegene is, wie die zegt dat die is. Dit kan je doen door een kopie van zijn paspoort of ID-kaart te vragen. Daarmee identificeer je hem. De foto van het paspoort vergelijk je met zijn gezicht. Dat is de verificatie.
Sla een kopie van het paspoort op. Let op: Bij een kopie paspoort is de AVG van toepassing. Zo mag je het BSN en de pasfoto niet opslaan. Deze kan je zwart maken op het kopie.
2. Optioneel: bepaal herkomst vermogen
Heb je te maken met grotere geldbedragen? Dan moet je de herkomst van het vermogen vaststellen. Als een natuurlijk persoon met meer dan 10.000 euro aankomt, wordt dat vaak aangegeven als een groter geldbedrag. In dat geval moet je aan de persoon vragen hoe die aan dit vermogen is gekomen. Antwoorden kunnen bijvoorbeeld zijn: sparen, erfenis, schenking, dividenduitkering, loterij gewonnen of bedrijf verkocht.
Dit antwoord moet je vervolgens verifiëren door eventueel bewijsmateriaal op te vragen bij de persoon. Bewijsmateriaal kan bijvoorbeeld een bankafschrift staan waarop de schenking, erfenis of loterij-uitkering staat. Hierna bepaal je of het bewijs voldoende valide is.
Al het gebruikte bewijsmateriaal sla je op.
3. Haal documenten op en stel vragen aan persoon
De Wwft stelt dat een extra onderzoek noodzakelijk is als een persoon een PEP is. Een PEP is een politiek persoon, bijvoorbeeld een tweede kamerlid. De Wwft stelt dat naaste familieleden of zakenpartners van een PEP ook een PEP zijn. Via Google of speciale PEP-lijsten kan je achterhalen of iemand een politiek persoon is. De naaste familieleden of naaste zakenpartners kan je vaak niet achterhalen via Google of de PEP-lijsten. Hier kan je alleen achter komen door dit aan een de persoon te vragen. Deze vraag moet beantwoordt worden door de persoon.
4. Bepaal en beoordeel risico’s en stel risk level vast
De Wwft vereist dat, voordat een klantrelatie wordt aangegaan, bepaald wordt of sprake is van mogelijke risico’s. Bij een persoon kunnen risico’s spelen doordat bijvoorbeeld de persoon een politiek persoon is of doordat die uit een hoog risicoland komt. Nadat de risico’s zijn bepaald, moet de organisatie in een risicoklasse worden geplaatst.
Bepaal via Google of de persoon een PEP is, sancties tegen hem/haar lopen en of er eventueel negatief over hem/ haar is geschreven.
Bepaal of zaken wordt gedaan met hoog risicolanden, zoals Iran, Rusland of Venezuela.
Mocht 1 van deze risico’s zich voordoen, dan moet je bepalen hoe je dat risico mitigeert. Oftewel, onder controle houdt.
Nadat je alle risico’s hebt beoordeeld, bepaal je of de persoon een hoog of gemiddeld risico met zich meebrengt.
Alle risico’s, de mitigatie en het risk level met de onderbouwing moet je opschrijven en opslaan.
5. Leg alle stappen vast in een dossier
Alle stappen die je uitvoert, data die je verzamelt en de conclusie bij een cliëntenonderzoek moet
je vastleggen in een dossier. Bij een audit kan vervolgens worden bepaald of je het cliëntenonderzoek volgens de Wwft hebt uitgevoerd.
6. Houd het dossier actueel
De Wwft stelt dat de identificatie, beoordeling van de risico’s en het dossier actueel zijn zolang je een klantrelatie hebt met de persoon. Dat betekent dat je de persoon periodiek moet reviewen.
Hoe vaak is periodiek? Dat hangt af van de risicoklasse waar een organisatie in zit. Heb je de persoon een hoge risicoklasse gegeven? Dan hanteren de meesten dat de persoon jaarlijks wordt gereviewd. Anders is dat meestal eens in de drie jaar.
Checklist voltooid?
Heb je de stappen van de checklist afgevinkt? Gefeliciteerd! Je voldoet aan het Wwft-cliëntenonderzoek.
Liever de checklist automatiseren?
Het doorlopen van de 6 stappen vergt veel tijd. Tijd die jij of je medewerkers ook anders kunnen besteden. Bij Tikl hebben we alle wat kan en geautomatiseerd mag worden van de 6 stappen geautomatiseerd. Lees verder wat allemaal geautomatiseerd is.
