Dirkzwager Legal & Tax kiest voor Tikl

“Om ál onze cliënten te laten profiteren van het gemak van automatisering, zochten we een flexibele tool”

Wendy Wieleman is Compliance Officer bij Dirkzwager, met 325 medewerkers het grootste advocaten-, notarissen- en fiscalistenkantoor buiten de Zuid-As. Bij zo’n gerenommeerd kantoor horen hoogwaardige diensten en dat is precies de reden dat Wendy en haar collega’s kozen voor Tikl. “De professionele uitstraling van Tikl past goed bij onze eigen hoge standaarden.”

“We hebben natuurlijk al langere tijd te maken met de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme – kortweg de Wwft – maar sinds 2024 werken we met een tool die tijd oplevert, gebruiksvriendelijk is en bovenal een professionele benadering is richting onze cliënten.” Aan het woord is Compliance Officer Wendy Wieleman. In mei 2023 besloot zij samen met haar collega’s op zoek te gaan naar een goede en passende supplier om het Know Your Customer-proces te automatiseren. “Dat was nodig,” vertelt ze. “We deden alles handmatig: van het uitvragen van de benodigde informatie bij cliënten en het raadplegen van verschillende bronnen tot het vastleggen van de bevindingen. Zeer arbeidsintensief en foutgevoelig.”

Wendbaar

“Bovendien paste deze handmatige manier van werken eigenlijk helemaal niet bij ons kantoor,” vervolgt Wendy. “Dirkzwager werkt voor middelgrote en grote internationale en nationale bedrijven en overheden. De manier waarop we ons KYC-proces inrichten en onze cliënten bevragen, is in feite onderdeel van ons visitekaartje. We waren dus op zoek naar een tool met een professionele uitstraling.” Dirkzwager werkt meestal met grote leveranciers maar was juist voor het KYC-proces op zoek naar een wendbare partij. “Voor ons kantoor met verschillende beroepsgroepen en verschillende Wwft-diensten, is flexibiliteit een vereiste.”

ISO 27001

Wendy en haar collega’s stelden de systeeminhoudelijke randvoorwaarden en veiligheidseisen op waar een nieuwe tool aan moest voldoen en nodigden verschillende aanbieders uit voor een kennismaking. “Onze toekomstige supplier moest ISO 27001-gecertificeerd zijn. Hoewel we al vrij snel na de eerste kennismaking gecharmeerd waren van de tool van Tikl, was die certificering wel een dingetje. Tikl had deze namelijk nog niet in huis. We plaatsten de aanbieder tóch op onze shortlist.”

Hoge standaarden

En daar kregen Wendy en haar team geen spijt van. “Al gauw bleek dat ze bij Tikl bereid waren om forse stappen te maken. Ze gingen aan de slag met het behalen van ISO 27001en daarmee werd samenwerking haalbare kaart.” Vervolgens ging het snel. Al na de zomer werd de beslissing genomen: Dirkzwager koos voor Tikl. Wendy: “De professionele uitstraling van Tikl past goed bij onze eigen hoge standaarden.”

“Om ál onze cliënten te laten profiteren van het gemak van automatisering, zochten we een flexibele tool”

Wendy Wieleman
Compliance Officer LL.M. CIPP/E CIPM

KYC-kennisteam

Na deze beslissing werd uitgebreid de tijd genomen voor de implementatie. “In januari stond de inrichting voor tachtig procent en gingen we aan de slag. We stonden zelf aan het roer, konden nog van alles aanpassen. De overgang van handmatig naar geautomatiseerd werken was best een verandering voor onze mensen. Binnen ons kantoor houdt een dedicated kennisteam van een kleine tien medewerkers zich bezig met onze KYC. Om efficiënt te werken maar ook om onafhankelijkheid te borgen; de eerste controles worden altijd gedaan door iemand die geen belang heeft bij de zaak.”

Verademing

“Je kunt je voorstellen dat na al die jaren handmatig werken Tikl een enorme verademing was. Met Tikl wordt alle informatie op een gestructureerde manier aangeboden waardoor de beoordeling makkelijker gaat. De klant-uitvraag is vele malen vriendelijker geworden. Waar voorheen via een mail alle documenten werden opgevraagd, is nu alles volledig geautomatiseerd. Minder gedoe, minder frustratie en sneller. De uitvraagformulieren kunnen we zelf vormgeven en – afhankelijk van de betreffende beroepsgroep - elementen toevoegen die belangrijk zijn. Onze cliënten geven aan dat ze het een voordeel vinden dat ze zich kunnen identificeren via iDIN in plaats van met een kopie van hun paspoort.”

Highlight

“De portal van Tikl ziet er mooi uit,” vervolgt Wendy. “Voorzien van onze eigen url, ons logo en de bedrijfsnaam past de look and feel goed bij de hoogwaardige dienstverlener die wij zijn. Een bijzondere highlight van Tikl vind ik de grafische weergave van een organogram. Je kunt hiermee heel snel zien waar in de ‘boom’ van moeder-, dochter- en zusterbedrijven een cliënt zich bevindt. Het visuele hiervan werkt heel goed en helpt bij een eerste oordeel.”

Waardevolle samenwerking

“De samenwerking met Tikl is prettig en waardevol. Zeker in de opstartfase is er uitstekend met ons meegedacht. Hoe konden we binnen de bestaande mogelijkheden Tikl zo inrichten, dat het voor ons goed werkt? In samenspraak met Frans voegden we extra features toe. Nog steeds, ook na die eerste onboardingsperiode, verloopt de communicatie soepel: we kunnen Frans altijd bellen om even iets te bespreken en wijzigingen worden meestal binnen no time geregeld.”

“Dankzij de automatisering kunnen wij ons als dienstverlener focussen op datgene waar we écht het verschil kunnen maken: onze cliënten voorzien van de beste oplossingen en adviezen.”