DPA en Tikl bieden oplossing voor Wwft-cliëntenonderzoek

Elke onderneming die financiële diensten levert, moet voldoen aan de Wwft. Dat betekent dat ze klantenonderzoek moeten doen en weten met wie ze zaken doen. Dankzij een intensieve samenwerking bieden DPA en Tikl hiervoor een unieke oplossing.

Met de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) bestrijdt de overheid criminele activiteiten. De wet geldt natuurlijk voor de grootbanken en de bekende verzekeraars, maar daarnaast moeten nog eens zo’n 55.000 andere financiële ondernemingen eraan voldoen. Het gaat bijvoorbeeld om accountantskantoren, notarissen en makelaars. Zij moeten UBO-verklaringen hebben, inzicht hebben in organisatiestructuren en risico-analyses maken. Kortom, ze moeten weten wie hun klanten zijn en wat hun klanten doen.

Twee trends

In de praktijk voldoen veel kleinere organisaties nog niet aan deze wettelijke eisen. Daar zal de komende jaren verandering in komen. Er zijn twee trends die daarvoor zullen zorgen, legt Tom Lansink van DPA uit.

‘Allereerst verschuift de aandacht van toezichthouders. Om witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan, zijn die begonnen bij de banken. Nu die het op orde beginnen te krijgen, gaan ze het toezicht op andere delen van de keten verscherpen. Ten tweede willen ondernemers zelf ook duurzaam handelen. Als je veertig klanten hebt, dan wil je wel dat dit veertig betrouwbare klanten zijn.’

Medewerkers verwachten ook dat hun werkgever deze zaken op orde heeft, vult Frans Kloosterman van Tikl aan. ‘Bij veel bedrijven was dit vooral een discussie in de bestuurskamer. Die discussie is nu echter verschoven naar de werkvloer. ‘Wij willen geen zaken doen met Rusland’, klinkt het daar. Die druk vanuit de medewerkers wordt steeds groter en mede door het enorme personeelstekort luisteren bedrijven daarnaar.’

Totaaloplossing DPA en Tikl

DPA en Tikl bieden bedrijven die ermee aan de slag gaan een totaaloplossing aan. Daarbij is de eerste stap om te kijken naar de bestaande Customer Due Diligence (CDD) en in kaart te brengen wat er ontbreekt. Voor goed klantonderzoek zijn vier zaken nodig: kennis in de organisatie, de juiste systemen, capaciteit om problemen op te sporen en te repareren en het vermogen om klantonderzoek echt te borgen in de organisatie.

DPA doet het werk in deze eerste fase, vertelt Lansink. ‘Wij zijn de aanjager bij de klant en zorgen dat de problemen ontdekt worden. We schrijven een adviesrapport en maken een plan van aanpak. Heel vaak zien we dan dat er veel verbeterpotentieel is als we automatisering gaan toepassen. Dan komt Tikl in beeld.’

Zo veel mogelijk automatiseren

Tikl biedt hoogwaardige tooling om klantdossiers te onderzoeken en te checken op volledigheid. ‘In het systeem zitten alle acht stappen die onderdeel zijn van Wwft-cliëntenonderzoek. Wat we kunnen en mogen automatiseren, dat is geautomatiseerd. Er is geen enkele andere partij die daar zo ver mee is’, vertelt mede-oprichter Kloosterman.

Hij legt uit hoe Tikl kan UBO-verklaringen kan versturen (Ultimate Beneficial Owners) zijn. Op basis van data van de KvK doet het systeem eerst zelf onderzoek. ‘Als we dan denken te weten wie de UBO’s zijn, vragen we of het klopt. Zo niet, dan passen we het aan. Is er meer dan een UBO, dan vragen we de aandeelhouderpercentages op en vragen de klant om het aandeelhoudersregister te uploaden. De UBO-verklaring kan digitaal worden ondertekend. Dit hele proces is meestal binnen twee minuten klaar. Het scheelt de klant heel veel werk, maar ook analisten scheelt het een enorme bak aan werk.’

Capaciteit

Als blijkt dat er veel handmatig herstelwerk nodig is, dan kan DPA dat verzorgen, zegt Lansink. ‘Stel dat duizend of vijfduizend dossiers moeten worden doorgelopen. Daarvoor heb je capaciteit nodig. Daarvoor komen wij weer om de hoek kijken. Wij kunnen er dan een team met enkele of tientallen mensen op zetten die dat werk gaan doen.’

CDD borgen

Zijn de bestaande dossiers doorgelopen en is het herstelwerk gedaan, dan is het zaak om CDD echt in de organisatie te borgen. Nieuwe klanten moeten volgens dezelfde normen worden gecheckt en om de paar jaar is een herbeoordeling nodig. De kennis van medewerkers moet hiervoor op peil zijn. DPA helpt daar ook weer bij met permanente educatie en zo nodig met het werven van medewerkers.

Lansink: ‘Een optie is dat wij ieder kwartaal langskomen om te kijken hoe het gaat met de dossiers en of ze op het goede pad zijn. We kijken of we ze van dienst kunnen zijn, bijvoorbeeld met extra trainingen. Op die manier blijven we verbonden aan de organisatie. Eigenlijk doen we dan ieder kwartaal opnieuw consultancy.’

Continue monitoring

Een belangrijke technische functionaliteit die Tikl biedt is continue monitoring en signalering. ‘De KvK geeft het voor BV’s, NV’s en eenmanszaken door als er wijzigingen zijn in de inschrijving. De tool kijkt ook continu of iemand een PEP, een politiek prominent persoon is, of op een sanctielijst is geplaatst.  Mocht er iets aan de hand zijn, dan popt dat op en kan er actie worden genomen.’

Zo verzorgen DPA en Tikl het hele proces, van het identificeren van problemen tot het borgen in de organisatie. Die vermijdt zo boetes en andere ingrepen door toezichthouders en, nog belangrijker, voorkomt dat die onbedoeld meewerkt aan terrorisme, criminaliteit of zelfs oorlog.

FOTO: Tom Lansink, DPA (links) en Frans Kloosterman, Tikl (rechts)