Hoe voer je een UBO-onderzoek uit?

7 stappen in het UBO-onderzoek

Vanuit de praktijk zien we 7 stappen van UBO-onderzoek bij Wwft-instellingen. Alleen als je alle 7 de stappen doorloopt, voldoe je aan de Wwft. De meeste organisaties doorlopen slechts enkele van deze 7 stappen. Dit werd in de zomer van 2022 ook geconstateerd door de FATF.

De Financial Action Task Force (FATF) is de wereldwijde waakhond om witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Zij zetten standaarden op en voeren onderzoeken uit. De FATF gaf aan dat Nederland goed scoort in het aanpakken van witwassen met enkele verbeterpunten. De belangrijkste is dat ze verwachten dat Wwft-instellingen meer moeite steken in het achterhalen van de UBO. In de praktijk zien wij grote verschillen tussen het UBO-onderzoek bij organisaties.

Wij herkennen 7 stappen in het UBO-onderzoek die organisaties uitvoeren:

1. Geen UBO-onderzoek

De Wwft-organisatie voert geen UBO-onderzoek uit. Veel, vooral kleinere, Wwft-organisaties voeren nog geen UBO-onderzoek uit. Dit aantal wordt wel snel minder. De reden dat zij het niet uitvoeren verschilt. Soms zijn ze niet op de hoogte dat ze dit moeten doen, maar vaak vinden ze het veel werk. 

2. Eigen onderzoek

Vanuit KvK-uittreksels worden de hoogste bestuurders en of enigaandeelhouders van een klant bepaald en als UBO aangewezen. Dit gebeurt vaak (deels) geautomatiseerd. In ruim 80% zijn deze personen ook daadwerkelijk de UBO. Maar het witwasrisico is nu eenmaal hoger bij de laatste 20%. 

3. Alleen UBO-verklaring 

De Wwft-instelling verstuurt een UBO-verklaring naar de klant. De klant vult op deze verklaring in wie volgens hen de UBO(s) zijn en stuurt de verklaring terug. De UBO-verklaring wordt zonder verder onderzoek opgeslagen in het klantdossier. Soms worden de UBO's getoetst op mogelijke PEP of Sanctierisico's. 

4. UBO-verklaring vergelijken met eigen onderzoek

De UBO’s op de UBO-verklaring uit stap 3 worden vergeleken met de UBO’s die gevonden zijn uit eigen onderzoek uit stap 2. Is er een verschil? Dan wordt dit geconstateerd, maar verder wordt er niets mee gedaan.     

5. Bewijs voor UBO’s opvragen

Als bij stap 4 een verschil wordt gevonden, wordt bij de klant stukken zoals de statuten en het aandeelhoudersregister opgevraagd om aan te tonen dat de door de klant opgegeven UBO’s de correcte UBO’s zijn. Eventueel volgt een extra gesprek met de klant om het verschil te verklaren.

6. UBO-register raadplegen

In het UBO-register wordt gekeken of voor de klant UBO’s staan. Deze UBO’s worden overgenomen. Deze stap is tijdelijk niet mogelijk voor Wwft-instellingen. Het UBO-register is tot onbepaalde tijd niet toegankelijk. 

7. UBO-register vergelijken met eigen onderzoek

De UBO’s uit het UBO-register (stap 6) worden vergeleken met de UBO’s uit het eigen clientenonderzoek (stap 2 t/m 5). Is er een verschil? dan wordt dit teruggegeven aan de KvK.
 
Doorloopt jouw organisatie alle 7 stappen? Gefeliciteerd! Jouw organisatie voldoet voor het UBO-onderzoek geheel aan de Wwft.  
We zien in de praktijk zeer weinig organisaties die al deze stappen doorlopen. “Het kost heel veel tijd en levert weinig op,” horen we vaak.
 
Tijd besparen voor jullie UBO-onderzoek? Met onze tool KAM-X worden de meeste stappen uit het UBO-onderzoek automatisch doorlopen.